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      LED燈具制造:采購管理

      文章出處:責任編輯:查看手機網址
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      人氣:-發表時間:2017-11-28 16:59【

      采購工作對工廠的來說是很重要的環節,因為隨著分工的細化,電子零件的應用,LED技術的不斷更新,照明工廠越來越依賴外購零件,再大的工廠都需要從外面購買必須的零配件。零配件的質量、供貨的穩定性和靈活性直接決定了工廠的質量和交期。采購的作用就是找到合適的供應商,能夠保證質量和交貨以及后期解決問題的靈活程度。供應商選擇要從不同方面評估,找出一個最適合的當做策略供應商,并且要不斷培養,以適應公司的發展戰略。
      現在許多工廠的采購人員陷于繁忙的采購任務,并無時間去思考采購策略;有些采購又是只注重采購價格和交期,并不了解所采購零件的生產工藝和質量;有些采購只知道拼命追貨,并不思考如何利用采購策略來減少這種急單,等等這些都是沒有條理去做采購。
      本章主要結合大公司的采購策略和本人多年的采購經理,闡述采購人員需要掌握的流程和內容。
       
      市場調查
      市場調查是為了你能在眾多的廠家中找出最合適的來配合你的產品采購。
      市場調查是關系到能否采購到合適產品的關鍵。許多采購人員只是將采購任務上網查詢,然后將采購需求發給每個供應商,收到報價后,讓各個廠家互相殺價。最終選擇一家或兩家下單采購。這種粗獷式的采購充斥著目前大部分采購任務。甚至有些采購人員只將報價發給一家報價,采購人員的唯一要求就是,按時、按量、按圖紙生產,也從來不討論產品如何生產,如何保證質量,如何保證按期交貨!這種采購比比皆是,甚至很多大公司都是這樣,問其理由就是任務太多,沒法管的太細。
      其實作為一個策略型的采購人員,了解市場,了解工藝了解工廠是不可或缺的。下面就如何做市場調查,從信息收集,整理,總結等過程一一描述。
      首先要收集所有和此產品的信息,收集的渠道很多,一般來說行業周刊,網站,專業書籍等公共的平臺來了解產品的制造工藝水平,制造方法,目前的發展方向等大的方向性的知識。然后找一些本行業內規模較大的企業進行了解,比如登錄他們的網站,電話咨詢等了解企業的工藝水平和了解同行企業的狀況。通常利用電話溝通可以問出很多你不知道的知識,這就需要你自己事先要做好功課,然后多問幾家。從不同的廠家技術水平來問出你要的答案。
      通過不同渠道得到知識要及時歸納,把產品從不同工藝水平,不同生產廠家進行分類,你至少要選擇五六家和幾種不同工藝來做分析,可以做一個SWAT表,也就是針對不同廠家和工藝水平做優劣勢分析,機會和風險評估。
      通過分析可以有明確的結論來選擇合適的廠家來報價。
       
      初探廠商
      對整個行業有所了解后就可以拜訪供應商。拜訪供應商前要對供應商初步了解,然后在參觀工廠和商討合作時做到有的放矢。
      了解一個供應商是一個漸進的過程,從初識到了解到合作到戰略性伙伴通常需要兩到三年的時間,甚至更長。為了了解供應商的優勢、能力、財務狀況、客戶狀況等需要通過不同的渠道來尋找資料。
       
      了解廠商
      首先可以從公共信息平臺上了解工廠的情況,比如通過互聯網工廠的網站,了解主要公司基本信息、制造能力、主要產品等。接下來可以讓工廠簽訂《保密協議》,讓雙方的合作不讓第三方知道,而且所涉及的圖紙等技術資料不能透露給第三方。簽好后就讓工廠填寫《供應商調查表》,在表里體現供應商的詳細信息,包括地址、主要聯系人、港口、企業性質、資金情況、質量認證信息、主要產品、主要客戶、營業狀況、廠房面積、主要生產工藝、技術情況以及組織架構表和設備清單等。有了這份供應商調查表可以了解到工廠比較全面的資料。接下來可以從各個側面去了解供應商狀況,比如通過它的上游供應商、主要客戶或主要競爭對手去了解工廠的運作情況。當然這些只能當作參考意見,關鍵還是要在項目進行過程中更好地了解工廠。
       
      詢價需求
      對工廠初步了解后可以嘗試發一些簡單產品的采購需求(RFQ),讓工廠報價。在采購需求里要詳細描述待采購產品的要求、數量、交貨期等,并要求工廠按期提交報價??梢詫髢r同時發給幾個工廠,這樣可以比較它們的報價準確度、價位和響應速度。在發采購需求的同時可以把本公司的介紹也發一份,讓工廠了解本公司。一般來說,有經驗的工廠理解采購信息比較全面,價格比較準確響應速度快。你有可能碰到幾種情況:首先你覺得好的工廠但是報價很離譜,那么大多是因為工廠不在乎你,讓新手來和你配合,這時可以提出質疑讓工廠重新報價;其次工廠也會試探你的真正報價意圖和可接受的價位,所以故意抬高價格,因為工廠一天可能收到好幾個詢價,大部分只是想知道產品的價格,并不是真正想采購,這時一定要讓工廠知道你是真正想與之合作,工廠才會重新報價;還有的工廠會不斷問你一些技術問題,然后和你商討更換方案,這種一般是中小工廠,制造工藝有限,很難發展成戰略型伙伴。最后還有一種可能是這個工廠制造工藝一般,但為了你的項目愿意投資,而且價格達到你的預期,這種供應商要加以判斷,因為很多時候戰略型伙伴可以在合作過程中共同成長起來,你如果覺得有潛力,可以給它機會。
       
      參觀工廠
      收到所有的報價后進行匯總,從中選取二到三家工廠去拜訪。為了讓你的時間充分利用,不妨預先規劃拜訪前后順序,然后再和工廠協調拜訪時間。行程定好后就要預定車票或機票,預定酒店,租賃車輛等。一般來講初次拜訪,工廠不會派車接送,所有要自己安排好一切交通,除非你本身是大公司,工廠對你有所了解,并重視與你的合作。最好不要在初次見面和供應商吃飯,如果你覺得很有可能合作的除外。參觀工廠時要重點把握以下幾點:倉庫、質檢、流水線、各生產工藝以及工程技術部門。
      倉庫分區清晰,把待檢區、允收區、退貨區分開并有明顯的區分標志,比如掛牌子,用不同的顏色線劃分不同區,其中用紅線把退貨區分開或單列一片區域。倉庫里零件和成品分開,并在所有的外箱上都有明顯的標志,說明品名、編號、剩余數量、進貨時間和廠家名稱。有些保稅零件要單獨存放在獨立隔離的保稅倉,對有溫度、濕度要求的零件需要放在特別的倉庫里。待檢區貨物的多少,取決于質保來料檢驗的速度和貨物進廠安排時間的協調能力。有時會發現待檢區占了很大地方,而流水線抱怨沒有足夠零件組裝,采購員說零件已經到廠,質保人員抱怨貨物太多來不及檢驗,這樣就會產生問題。這需要所有部門共同協調。許多工廠不把退貨區分開,只是堆放在一旁通知供應商來取。這樣其實很危險,因為供應商通常是送貨時才拉回批退的的貨物,不是所有的供應商都能及時拿回退貨。時間一久,很容易發生被批退的零件誤出現在流水線上。這是很不幸的事!
      質檢部要看文件、檢具是否齊全,記錄是否完整,特別是來料檢驗部門。來料檢驗部門是質量保證的開始,通常會由有經驗的人來擔當。但是由于所有的標準熟記在心基本都是按經驗來檢,如果這個零件有特殊要求就慘了。所以要看檢驗時有沒有對圖紙和檢驗標準。
      在流水線上要看有沒有懸掛組裝作業指導書,每個工步是否緊密配合,沒有出現堆積和等待工步??梢噪S機抽取一個工步,核對一下零件和作業指導書上的零件是否相同。要求是每個工步的零件要完全和作業指導書上的零件相同,否則容易發生誤裝。還可以看一下有沒有裝不良品的“紅盒子”,詢問如何處理“紅盒子”產品。再看看各個檢測崗位。如果是裝配電子零件,每個工人都應該佩戴靜電環。在流水線上也可以看一看正在生產的產品,是否安排合理,有沒有發現和本產品無關的零件等等。
      每個生產工藝要查看設備品牌,數量以及點檢維護情況,并且看一看每臺設備操作說明和負責人。一個工廠對設備維護好的話,產品的品質一般不會差。最后算算設備的運行率,可以推算業務的繁忙程度。
      別忘了看看各個部門,例如工程部的工程師數量,質保部的工程師數量,采購部忙碌程度以及測試設備狀況。這些都是以后打交道的核心部門,也是能保證按時交出合格產品的保障。
      在參觀好工廠后,會進行最后的總結,一般工廠都喜歡聽好的地方,當然如果你能指出不足的地方那工廠一定會刮目相看。一般說一些質量管理上的不足,不管哪家工廠總能找出很多不足的地方。如果你對此工廠有采購意向,可以進一步詢問關于工廠的一些情況,如可以問ISO9000是誰認證的?如果是國外公司認證的,如:SGS,BV等等,那說明此公司對質量管理比較重視;相反,如果是國內認證公司的,那八成是買來的證書,說明此工廠對質量重視程度一般或企業剛起步不久。除了質量問題,還可以問一下交貨期和賬期的問題。交貨期短說明工廠對物料的掌控能力強,供應商管理經驗成熟。賬期可以商討的一般財務狀況都比較好,而且對你公司的誠信程度認可。這說明是有誠意和你合作的。
       
      簽訂合同
      工廠拜訪覺得合適就進入雙方簽訂合同環節。合同簽訂的主體一定是要有實力維持合同能力的公司簽訂,不能和隨時都可能關門的貿易公司簽訂協議,因為簽了也是白簽。所以簽訂合同之前要對主體公司做財務背景審查,第三方公司有提供專門服務。接下來要從產品的規格,質量,交貨期,付款條件,運輸方式等等進行規定,還有庫存要求,認證要求,產品責任險等一一加以詳述。當然對雙方的違約責任以及違約后如何處理要說清楚。合同語言是比較拗口的法律語言,特別是英文版的合同,不要嫌麻煩就略讀,一定要請有能力的律師通讀過,把對公司可能不利的找出來和對方商討。合同的目的就是要約束雙方行使自己的權利和履行自己的義務。
       
      制作首樣
      雙方簽訂合同生效后,工廠就可以著手進行生產準備。在備料的同時,要注意所有規格表和圖紙的準確性。不能因為趕時間,事先備料,最后確更改規格,造成不必要的庫存。所以確認圖紙是首要任務,在確認圖紙時要注意產品的工藝和費用,特別是一些有可能改的地方,如公司銘牌、標志,表面處理,配合公差等。
      時間也是首樣的關鍵要素,有個詳細的時間可以幫助隨時查看進度,這就要求將詳細的進程以及要求的時間一一列出。從材料準備、初加工、精加工、試模、模具后處理、小批量生產、大批量生產等所需的時間都要詳細列出來,還要有負責人。這個時間表是各部門包括外發供應商協商而成,一旦時間定下來,就可以依據表的時間進行跟蹤。前面每個星期跟蹤一次即可,越到后面跟得越緊,這樣才能保證時間在控制之內。
      一個產品都是由很多不同的零配件組成,有的需要開模具加工,有的買現成的,有的買回來簡單加工后使用。所以需要一個完整的材料清單來控制,為什么說是完整的,因為這個表要把所有的資料都列出來,從第一階零件到最終零件都要一一列出。舉個例子,有一個五金件,第一階是原材料鋼板,第二階是機加工好的半成品,第三階是表面處理好,直接用在成品上的半成品。不分階的話就不知道需要多少資源來生產。根據材料清單,把最后入庫零件的時間當作組裝樣品的開始時間。因為零件不全,產品就不完整,所有有個完整的材料清單時多么重要。所有零件在入庫前都要檢驗,這時我們應該稱其為樣品確認,由項目工程師和質保工程師來確認,最終由項目工程師來判斷可否使用。
      樣品確認流程是個嚴謹的過程,因為這涉及到以后產品是否可以組裝,是否方便組裝,是否會有質量問題等等。一般來講每個零件都需要有一份樣品確認單,主要由項目工程師來完成,質保工程師協助完成。采購工程師把供應商送的樣品,首先送給質保部,有相關質保工程師查看外觀、尺寸、特性測試等圖紙上要求的各參數,如果合格就移送工程部,由項目工程師來確認其它的要求,如配合等。如果質保工程師判定不合格,應該指出不合格項,并要求供應商再次送樣,一般送三次樣均不合格,則不能用此供應商生產此產品。如果質保工程師不能判定是否合格則由項目工程師來判定。原則上同一零件需要至少兩家供應商。
      零件確認好都要貼上標貼并留底,以便以后參考。當然如果零件太多,沒地方擺放,可以用拍照留底?,F在的數碼設備分辨率都很高,是個缺陷放大鏡,很容易造成誤解。所以還是要配合數字描述。有些零件,如烤漆件,就不適合用拍照留底。因為電子顯示和實際的顏色有不少的差異,很容易引起誤判。最好是留色板,色板一般用一毫米厚的鋁板或鐵板,四十毫米寬,十厘米長。色板上應該有留底時間和確認工程師的簽名。色板容易褪色,所以對經常使用的色板要每六個月更換一次,對不經常使用的最長也不能超過一年更換或校正一次,以保證顏色的一致性。
      在所有零配件都確認好了就可以進行成品的確認。成品確認一般由設計工程師和工藝工程師負責。在進行試裝成品時要注意是否達到設計要求以及安裝是否方便兩方面來考慮。由于制造誤差和配合公差,組裝好的產品要出尺寸上看整體效果,特別是那些接縫的地方,有間隙不怕,就怕間隙不均勻或每次都不一樣。組裝好后需要根據產品的要求做相關測試。測試結束后,工程師填寫試組裝和測試報告。如果有需要改進的零件,需要發放新版本圖紙然后根據實際情況改模具,重新送樣等。這時候要注意,因為大部分有模具的零件都是沒有熱處理過的模具打出來的零件,難免有毛刺,公差大,某些尺寸不到位,表面毛糙等,這些都是在后期可以不修模情況下可以處理的。
      一般情況下,首樣的樣品要送客戶確認。一旦客戶認可后就可以做以后相關的工作,如模具熱處理,送第三方認證,編寫相關技術資料等。
       
      樣品確認
      首樣只是確認產品性能和設計要求是否符合。樣品確認是產品的交貨狀態是什么樣的,包括產品性能,認證報告,外觀,包裝標貼等都要和最終生產的一模一樣。在做樣品的時候,所有的零件應該是模具做出來的,沒有模具的零件是確認過可以直接購買的。有些工廠怕客戶改動,經常用臨時模具,公用模具拼湊出零件來做樣品,等訂單下來后再開正式模具。這不失為減少風險的一個好辦法,但是,如果產品急的話會影響交貨期。
      很多廠家在送樣式時不喜歡貼標簽,覺得這個小事情正式生產時能輕易解決。這其實是一個不好的習慣。標貼起到描述產品性能,使用警告等作用,經常會發現產品太小,標貼太大沒地方貼;或者貼的地方占了很大地方,影響某些功能;或者有些標貼要求貼在外表面,影響了產品的外觀。這些都要在設計前考慮到的。
      除了標貼,說明書、包裝箱、彩盒等雖然和產品性能不太相關,但是也會影響產品能否正常交貨。實際操作中經常發現缺少說明書、彩盒等,導致產品沒法出貨。產品在驗證過程中對包裝的要求也是很高的,因為產品需要經過長途運輸,才能到達最終客戶。通常對最終產品要經過震動測試和跌落測試,跌落測試最少是在離地六十厘米的地方進行一點兩線三面測試,測試后產品必須沒有變型,零件脫落等缺陷。還有別忘了外包裝也一起送,因為大部分產品都是多個一包裝,這是外包裝常常被遺忘。
      產品最終送樣前要對所有細節進行拍照留底,也可以把相關測試報告放在產品里可以避免客戶收到過多產品造成誤判。下面就等客戶確認和訂單了。

      小批量生產
      在收到客戶訂單后可以進行小批量試生產,批量為五百到兩千不等產品復雜就少一點量,簡單的產品就可以多生產一點。有條件的可以開會討論組裝過程中的失效模式分析,也就是集中主要崗位人員,包括項目工程師、采購工程師、質量工程師、工藝工程師、線長或車間主任等一起開會討論組裝生產中有可能出現的所有缺陷,以及對應的預防措施。生產前做好充分準備,項目工程師首先對要組裝的產品的技術資料通讀,并根據產品作業指導書培訓相關組裝人員,特別是線長要對所組裝的產品完全了解,測試合格后才能上線組裝。
      要確保所有材料都發放到組裝流水線上,然后由線長和項目工程師來組裝一套完整的產品,并交巡檢或入庫檢驗人員進行首件確認。首件確認后檢驗人員和線長應簽單可以生產,并將首件掛在流水線的開始,以便碰到問題可以參考。
      生產開始后,線長要根據作業指導書的標準工時安排工人崗位,一般一條流水線有十二到二十人不等,包括組裝、測試、包裝等所有工位。項目工程師要從第一個崗位開始一一查看裝配是否正確,前后裝配順序是否合理,工人安排是否合理,夾具是否合理,并和巡檢一起檢查質量狀況。碰到不合理地方,比如前后裝配順序、流水線不順暢、出現裝配困難和質量問題是要馬上指出并更正,而且在作業指導書更改。項目工程師還要驗證流水線的速度,以及重新驗證每道工序的平均時間。
      小批量生產結束后要召集各部門進行總結會議??偨Y在組裝生產中所碰到的所有問題,包括材料缺陷、組裝難易程度、出現的質量缺陷、組裝中需要的新夾具、人員的調配、新的注意點等。這些都應該歸檔到產品歷史資料中,大部分工廠不重視問題歸納,基本上是有什么問題解決什么問題,不會去翻資料看類似產品有什么注意點,歷史上發生過什么問題,這些都是企業花錢買來的教訓,但是沒有幾個企業能拿得出書面的東西,都是寄存在某些老員工的記憶中。這些可是企業的財富,一定要有辦法把它們記錄下來。
      總結會議后要更改所有相關資料,并發放生產用正式圖紙、檢測標準、組裝標準等。
       
      批量生產
      小批量試生產總結會議之后就可以開始批量生產。這以后就是正常下單和生產交貨,和采購沒有太大的關系,除非有重大的質量問題和價格問題。
       
      價格管理
      價格問題一直是采購最關心的問題之一,也是涉及到公司的產品是否具有競爭力的主要因素之一。價格管理包括兩個部分:報價階段和價格維護階段。在報價階段,一般采購會根據需求有幾種報價:提供目標價和不提供目標價;給具體產品規格和只給大致規格;廣撒網式和具體工廠等。在價格維護方面就要結合市場和供求關系來管理價格。
      首先是報價,最快的模式是看中現有產品直接詢問價格或給目標價格。當然,這種適合于買現有產品,如果你有足夠多的采購量,可以買斷此產品,這樣別人無法和你競爭,否則不需要。如果有設計圖或規格表,就可以從合格供應商名單中找幾家去報,然后匯總分析。在分析的時候要考慮分攤成本和產品成本與采購數量的關系以及不同的加工工藝、不同材料與成本的關系。然后綜合各種條件選擇最優的加工工藝和材料,并決定最終供應商。
      價格維護和許多方面有關系:采購量增減、付款方式變化、材料價格波動、工藝變更、勞動力成本、匯率、效率提升等等。所以在報價中要有一些參考量以便在將來某些因素發生變化時有參考依據。當然有不少公司的采購并不執行這些條款,給供應商一個降價指標,也不管是合理與否。這種情況,要不供應商本來就有足夠多的利潤,可以讓一部分出來,要不就是供應商自己想辦法節約成本,目前主動以提高效率,減少浪費的供應商不多,大部分還是偷工減料為主。這樣一來對雙方都不利,這都是目前許多公司一直重復發生的事情。

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